Tin tức
Cách xây dựng kế hoạch truyền thông Marketing mới nhất 2023
Xây dựng kế hoạch truyền thông là bước khởi đầu nhưng có vai trò then chốt đối với bất kỳ chiến dịch truyền thông nào. Khi xác định được một kế hoạch đúng đắn, phù hợp thì quá trình triển khai công việc sẽ trở nên trơn tru và đạt hiệu quả cao. Trong bài viết này, Kiến Thức Phần Mềm sẽ hướng dẫn bạn chi tiết các bước lập kế hoạch truyền thông marketing. Cùng tìm hiểu nhé!
Tổng quan về xây dựng kế hoạch truyền thông Marketing
Kế hoạch truyền thông Marketing là gì?
Kế hoạch truyền thông marketing được hiểu là bản phương án thể hiện chi tiết mọi khía cạnh của chiến dịch truyền thông, bao gồm mục tiêu đạt được, các kênh truyền thông, đối tượng hướng tới…. Bản kế hoạch này sẽ được lập đối với từng giai đoạn triển khai chiến dịch.
Lưu ý khi lập kế hoạch truyền thông Marketing
Để xây dựng kế hoạch truyền thông marketing, người lập kế hoạch trước hết cần đề ra các mục tiêu cụ thể, đảm bảo tính hợp lý và khả thi của các số liệu. Bên cạnh đó, cũng cần xác định một số phương án dự phòng để kịp thời ứng phó với những rủi ro có thể xảy ra trong quá trình triển khai chiến dịch.
Mỗi doanh nghiệp có những đặc điểm khác nhau về mô hình kinh doanh, quy mô, cách thức vận hành… Ngoài ra, các sản phẩm, dịch vụ của doanh nghiệp này cung cấp cũng sẽ khác với sản phẩm, dịch vụ của doanh nghiệp kia. Chính vì vậy, kế hoạch truyền thông marketing cũng cần có sự thay đổi linh hoạt tùy vào từng doanh nghiệp, từng sản phẩm.
Trên thực tế, không có bất cứ quy chuẩn cố định nào khi lập kế hoạch truyền thông. Bộ phận marketing sẽ cần biến hóa linh hoạt các kế hoạch, phương án thực hiện của mình tùy vào từng chiến dịch, từng giai đoạn triển khai chiến dịch truyền thông.
Mô hình lập kế hoạch truyền thông Marketing SMCRFN
SMCRFN là mô hình được ứng dụng phổ biến hàng đầu để lập kế hoạch truyền thông marketing. Mô hình này rất được ưa chuộng bởi các marketer và dân chuyên ngành PR. Cụ thể mô hình SMCRFN được cấu thành bởi 6 yếu tố chính vô cùng quan trọng là:
- Chữ S (Source/Sender – Nguồn): Thương hiệu, tổ chức, cá nhân… triển khai kế hoạch
- Chữ M (Message – Thông điệp): Nội dung thông điệp muốn gửi gắm đến khách hàng thông qua chiến dịch truyền thông marketing
- Chữ C (Channel – Kênh): Các phương tiện, kênh truyền thông được sử dụng để truyền tải thông điệp tới khách hàng
- Chữ R (Receiver – Người nhận): Người tiếp nhận thông điệp của chiến dịch truyền thông marketing
- Chữ F (Feedback – Phản hồi): Những phản ứng, phản hồi của đối tượng tiếp nhận thông điệp truyền thông
- Chữ N (Noise – Nhiễu): Là thông tin, nhận thức của khách hàng bị sai lệch, không đúng với nội dung thông điệp truyền tải
Hiện nay, ngày càng có nhiều doanh nghiệp áp dụng mô hình SMCRFN trong việc lập kế hoạch truyền thông marketing. Để áp dụng có hiệu quả, bạn cần hiểu rõ bản chất của mô hình này và xác định chính xác mục tiêu triển khai chiến dịch truyền thông.
Quy trình xây dựng kế hoạch truyền thông đạt hiệu quả cao
Dưới đây là quy trình lập kế hoạch truyền thông gồm 8 bước, có thể được áp dụng cho hầu hết các kế hoạch truyền thông khác nhau và mang lại hiệu quả cao.
Bước 1: Thu thập và phân tích thông tin thị trường
Để lập ra kế hoạch truyền thông tổng thể, trước hết bạn cần bắt tay vào phân tích thị trường. Bước này sẽ cho phép bạn xác định vị thế của doanh nghiệp mình so với các đối thủ khác. Từ đó tìm ra được thị trường khách hàng tiềm năng mà doanh nghiệp nên nhắm đến.
Trong bước này, bạn cần chỉ rõ những ưu nhược điểm của thương hiệu mình cũng như các cơ hội, thách thức mà thương hiệu đang gặp phải. Để làm được điều này, bạn có thể nghĩ ngay đến mô hình SWOT. Cụ thể, nội lực của doanh nghiệp sẽ được thể hiện rõ qua các điểm mạnh (Strengths) và điểm yếu (Weaknesses). Trong khi đó những tác động từ môi trường bên ngoài chính là cơ hội (Opportunities) và thách thức (Threats).
Bước 2: Chỉ rõ mục tiêu truyền thông cụ thể
Mỗi chiến dịch truyền thông lại hướng đến những mục tiêu cụ thể khác nhau. Khi xác định mục tiêu truyền thông, bạn nên sử dụng các tiêu chí có thể đo lường được bằng số liệu cụ thể. Bên cạnh đó, hãy chia nhỏ chiến dịch thành từng giai đoạn cụ thể xác định để việc theo dõi hiệu quả và đạt được mục tiêu đề ra trở nên dễ dàng hơn.
Dựa trên cái nhìn tổng quan đã vạch ra ở Bước 1, bạn có thể xác định được những mục tiêu mà mình đang muốn hướng đến thông qua kế hoạch truyền thông. Ở giai đoạn này, việc vận dụng mô hình SMART sẽ mang lại những lợi ích tuyệt vời. Mô hình SMART bao gồm các yếu tố sau đây:
- Specific: Tính cụ thể
- Measurable: Có thể đo lường được
- Achievable: Có thể đạt được (tính khả thi)
- Realistic: Tính thực tế của kế hoạch
- Time: Yếu tố thời gian
Với mô hình SMART, bạn có thể xác định được những mục tiêu truyền thông cụ thể đi kèm với số liệu chính xác và chi tiết. Ngoài ra đối với từng giai đoạn thực hiện kế hoạch, bạn cũng cần áp dụng các phương án, công cụ giám sát và đo lường phù hợp với những mục tiêu đề ra.
Bước 3: Xác định chân dung khách hàng mục tiêu
Khách hàng mục tiêu tương ứng với chữ R của mô hình SMCRFN mà chúng tôi đã nhắc đến ở trên. Như vậy, khách hàng mục tiêu cũng chính là những người mà doanh nghiệp của bạn phải tiếp cận để truyền tải thông điệp truyền thông đến với họ.
Ở bước này, bạn cần xác định được “chân dung” của nhóm khách hàng mục tiêu mình đang hướng tới. Đó có thể là độ tuổi, giới tính, nghề nghiệp, sở thích, hành vi mua sắm… Những thông tin này càng chi tiết bao nhiêu thì bạn sẽ hình dung được nhóm đối tượng mục tiêu rõ ràng bấy nhiêu, từ đó triển khai có hiệu quả chiến dịch truyền thông. Dựa vào chân dung này, bạn sẽ đưa ra được hướng tiếp cận đối tượng mục tiêu sao cho thích hợp nhất.
Sau khi đã tìm được nhóm khách hàng mục tiêu, bộ phận marketing trước hết nên triển khai truyền thông với các nhóm khách hàng có phạm vi rộng và dễ tác động nhất. Qua đó, bạn hãy rút ra đánh giá về tiềm năng của tệp khách hàng đã khai thác được, đồng thời đề xuất thêm các nhóm khách hàng mục tiêu khác có liên quan.
Bước 4: Xây dựng thông điệp truyền thông
Nội dung thông điệp chính là “linh hồn” của mỗi chiến dịch truyền thông. Một thông điệp ý nghĩa, ấn tượng sẽ được khách hàng ghi nhớ lâu hơn, mang đến cho bạn lợi thế lớn giữa hàng ngàn đối thủ cạnh tranh cũng đang truyền đi thông điệp của họ. Để xây dựng được thông điệp truyền thông hay và ấn tượng, bạn cần trả lời được các câu hỏi dưới đây:
- Thông điệp của bạn truyền tải những nội dung gì?
- Lý do mà bạn cần truyền tải thông điệp đó là gì?
- Thông điệp đó có cung cấp cho khách hàng đầy đủ thông tin liên quan đến sản phẩm, dịch vụ của bạn không?
- Thông điệp có mới mẻ không, có bị trùng lặp ý tưởng không?
- Thông điệp có phù hợp với những mục tiêu được xác định ban đầu không?
Bước 5: Thiết kế bộ truyền thông
Một bộ truyền thông hoàn chỉnh cần đảm bảo đầy đủ 3 yếu tố quan trọng, đó là:
- Chiến lược truyền thông
- Chiến lược hình thức sáng tạo
- Nguồn truyền tải thông điệp
Bước 6: Lựa chọn các kênh truyền thông phù hợp
Hiện nay có vô vàn các kênh truyền thông khác nhau để bạn có thể lựa chọn. Tuy nhiên không phải kênh truyền thông nào cũng phù hợp với sản phẩm, dịch vụ mà bạn đang cung cấp. Mỗi kênh truyền thông khác nhau sẽ có những đặc điểm khác nhau.
Ngân sách triển khai chiến dịch cũng có ảnh hưởng lớn đến kênh truyền thông mà bạn lựa chọn. Tuy nhiên, yếu tố quan trọng hàng đầu vẫn là tính hiệu quả khi triển khai chiến dịch. Do đó bạn hãy ưu tiên lựa chọn kênh nào đang thu hút đông đảo tệp khách hàng mục tiêu của bạn. Tránh trường hợp tiêu tốn nhiều ngân sách hoặc lựa chọn kênh truyền thông tiết kiệm chi phí nhưng hiệu quả không cao, gây lãng phí tiền bạc.
Bước 7: Đưa ra chiến lược truyền thông và dự trù ngân sách chi tiết
Trong giai đoạn này, bạn cần xác định được thời gian khoảng thời gian triển khai hoặc giới thiệu sản phẩm. Cùng với đó là cách thức phân bổ ngân sách hợp lý với từng giai đoạn triển khai. Ngân sách nên được phân bổ càng nhỏ càng tốt.
Bên cạnh đó, mỗi kênh truyền thông đều có đặc điểm và hình thức riêng. Vì vậy bạn phải cân đối để đảm bảo sự hợp lý của chi phí đầu tư cũng như tính khả thi, hiệu quả. Với những kế hoạch áp dụng marketing đa kênh thì ngân sách chi trả cũng lớn hơn. Do đó hãy lập kế hoạch và đưa ra bản đề xuất chi phí cụ thể, chi tiết nhất có thể để bạn có thể dễ dàng theo dõi.
Bước 8: Đo lường, so sánh và báo cáo lập kế hoạch truyền thông
Cuối cùng, bạn cần tiến hành đo lường các kết quả đã đạt được và đối chiếu với kế hoạch, mục tiêu đã xác định ban đầu. Dựa vào đó, bạn hãy chỉ ra những thế mạnh cần phát huy và những nhược điểm cần tránh. Trong quá trình so sánh, bạn cần đảm bảo sự công tâm để có thể xác định các mục tiêu sắp tới một cách chính xác nhất.
Mẫu lập kế hoạch truyền thông marketing mới nhất 2023
Dưới đây là mẫu lập kế hoạch truyền thông marketing mới nhất gồm hai phần đó là phân tích và lập kế hoạch. Nội dung chi tiết đối với từng phần như sau:
Phân tích trước khi lập kế hoạch
Đây là khâu vô cùng thiết yếu bởi thông qua phân tích, doanh nghiệp sẽ biết được những thông tin cần thiết phục vụ kế hoạch truyền thông. Khi phân tích, doanh nghiệp cần tập trung vào:
- Hoàn cảnh diễn ra: Bạn hãy phân tích hoàn cảnh diễn ra sự kiện để có thể dễ dàng định hướng cho kế hoạch truyền thông marketing của mình. Hãy phân tích các yếu tố như: định vị thương hiệu hiện tại, mục tiêu cần đạt được và các mốc thời gian quan trọng, các chiến dịch, nguồn nhân lực và đối tác (nếu có).
- Phân tích những yếu tố bên ngoài: Để có được bức tranh khái quát về những yếu tố khách quan có thể tác động đến kế hoạch truyền thông, bạn cần nghiên cứu môi trường bên ngoài. Ở bước này, hai mô hình thường được sử dụng là PEST và SWOT. Mô hình PEST xoay quanh các yếu tố về chính trị, xã hội, kinh tế, công nghệ… Còn mô hình SWOT nghiên cứu những điểm mạnh, điểm yếu, cơ hội và thách thức của doanh nghiệp.
- Các bên liên quan: Những đối tượng có ảnh hưởng đến kế hoạch truyền thông thường là khách hàng, đối tác, nhà đầu tư…
Lập kế hoạch truyền thông marketing
Mẫu kế hoạch truyền thông marketing thường gồm có 8 phần chi tiết, đó là:
Phần 1: Mục tiêu
Mục tiêu rõ ràng, cụ thể sẽ là căn cứ quan trọng để bạn triển khai các bước tiếp theo trong bản kế hoạch. Khi xây dựng mục tiêu, bạn có thể áp dụng phương pháp SMART với 5 yếu tố là: Tính cụ thể – Đo lường được – Có thể đạt được – Mức độ liên quan đến mục tiêu chung – Có thời hạn.
Phần 2: Chân dung khách hàng mục tiêu
Khi lên kế hoạch truyền thông marketing thì không thể bỏ qua bước xác định chân dung khách hàng mục tiêu. Hãy phác họa chân dung khách hàng một cách chi tiết nhất có thể thông qua các câu hỏi như:
- Họ là ai
- Họ thuộc độ tuổi nào
- Giới tính của họ là gì?
- Họ làm nghề gì, mức thu nhập ra sao?
- Họ sinh sống ở quốc gia hoặc khu vực nào?
- Những người có thể tác động đến quyết định của họ là ai?
- …
Phần 3: Chiến lược triển khai
Chiến lược là các phương thức giúp bạn đưa kế hoạch truyền thông marketing của mình vào thực tiễn. Nó bao gồm các sự kiện, hoạt động cụ thể cần thực hiện. Khi xây dựng chiến lược thực thi, bạn cần chú ý các yếu tố sau:
- Chiến lược áp dụng công cụ truyền thông, marketing nào?
- Thông tin được truyền tải đến khách hàng qua những nền tảng nào?
- Thời gian và quá trình triển khai ra sao?
- Làm thế nào để đánh giá sơ bộ hiệu quả của chiến lược?
Phần 4: Thông điệp cần truyền đạt
Thông điệp là nội dung cô đọng, tóm tắt nhất cần được truyền tải thông qua kế hoạch truyền thông marketing của bạn. Chính vì vậy bạn nên giữ cho thông điệp cần truyền đạt ngắn gọn từ 1 – 2 câu để khách hàng mục tiêu dễ dàng hiểu và ghi nhớ thông tin. Ngoài ra, xuyên suốt chiến dịch truyền thông doanh nghiệp cũng cần làm nổi bật thông điệp của mình.
Phần 5: Chiến thuật triển khai
Ở bước này, bạn hãy vạch ra lịch trình chi tiết để triển khai các chiến lược đã nêu. Bạn có thể điều chỉnh chiến thuật triển khai sao cho phù hợp với bối cảnh và thời điểm thực hiện. Với mỗi chiến thuật, bạn hãy chỉ rõ các yếu tố như thời gian triển khai, các hoạt động, nhân lực, ngân sách dự phòng…
Phần 6: Dự tính rủi ro
Việc phân tích, dự tính rủi ro sẽ cho phép bạn dự tính trước các tình huống bất ngờ có thể phát sinh. Từ đó hạn chế tối đa những tác động tiêu cực ảnh hưởng đến kế hoạch.
Phần 7: Dự trù ngân sách
Ngân sách chi trả là yếu tố quan trọng hàng đầu ảnh hưởng đến sự thành công hay thất bại của kế hoạch nói chung và sự kiện, hoạt động nói riêng. Vì vậy bạn hãy lập một bản dự trù ngân sách càng chi tiết càng tốt, đảm bảo phân bổ chi phí hợp lý cho từng hoạt động cụ thể.
Bạn hãy đưa ra bảng dự trù kinh phí riêng biệt đối với từng sự kiện, hoạt động. Trong bảng dự trù kinh phí này bạn cần chỉ rõ:
- Các loại vật phẩm, đồ dùng phục vụ sự kiện
- Số lượng
- Đơn giá
- Thành tiền
- Dự trù phát sinh
- Tổng chi phí chi trả
- Nhân sự phụ trách
Phần 8: Đánh giá, đo lường
Cuối cùng, bạn hãy lập bảng đánh giá, đo lường hiệu quả của các hoạt động và sự kiện đã thực hiện. Bảng đánh giá này sẽ cho phép bạn biết được kế hoạch thành công hay thất bại và mức độ thành công ra sao. Trong bảng đánh giá cần bao gồm các tiêu chí sau đây:
- Danh sách những hoạt động đã triển khai
- Mục tiêu đề xuất
- Mục tiêu thực tế
- Tỷ lệ hoàn thành mục tiêu
- Những yếu tố tác động
Ví dụ về kế hoạch truyền thông marketing
Bối cảnh
Từ năm 2008, Vinamilk đã xây dựng thông điệp “Vươn cao Việt Nam”. Thông điệp này gắn liền với những hoạt động trách nhiệm xã hội thiết thực của doanh nghiệp nhằm nâng cao thể chất của trẻ em Việt. Tuy nhiên trong quá trình PR sự kiện 40 năm thành lập, Vinamilk đã phát triển thông điệp “Vươn cao Việt Nam” lên tầng ý nghĩa mới. Trong đó thể hiện sự lớn mạnh của Vinamilk gắn liền với sự phát triển không ngừng của quốc gia.
Các hoạt động PR
CSR, các bài viết trên báo chí, sự kiện và TVC “Vươn cao Việt Nam”.
Thông điệp
Vinamilk 40 năm – Vươn cao Việt Nam
Chiến lược
- Vinamilk đã hiện thực hóa thông điệp “Vươn cao Việt Nam” dưới nhiều góc độ khác nhau thông qua các sản phẩm và hoạt động truyền thông của mình:
- Triển khai chiến dịch “Quỹ sữa Việt Nam”, mang sữa miễn phí đến với 40.000 trẻ em nghèo ở 40 khu vực khó khăn
- TVC “Vinamilk 40 năm – Vươn cao Việt Nam”
- Các bài viết trên báo chí, truyền hình:
- Các quyết định mang tính lịch sử của CEO Vinamilk, bà Mai Kiều Liên
- Những thành công của Vinamilk trong kinh doanh và trên thị trường chứng khoán
- Tin tức báo chí về các sự kiện như “Lễ kỷ niệm 40 năm Vinamilk”, “Vinamilk nhận huân chương độc lập”…
- Các sản phẩm của Vinamilk vươn ra thị trường quốc tế
Thực hiện
- Hoạt động CSR/Activation: Quỹ sữa Vươn cao Việt Nam trao tặng 40.000 trẻ em nghèo trên khắp 40 tỉnh thành cả nước
- Hoạt động báo chí: Khai thác nhiều góc độ khác nhau từ sản phẩm, sự kiện đến thương hiệu. Trong tháng 8 đã có hơn 200 tin bài trên 50 kênh truyền hình và đầu báo.
- Mạng xã hội: Thu hút nhiều KOLs đến từ nhiều ngành nghề như diễn viên, ca sĩ, nhà báo, nhà văn… để lan tỏa thông điệp “40 năm Vinamilk – Vươn cao Việt Nam”. Nổi bật là Trọng Tấn, Đông Nhi, Minh Hằng, 365 Ban, Hồ Quang Hiếu…
Trên đây là quy trình xây dựng kế hoạch truyền thông chi tiết để bạn tham khảo. Trong quá trình áp dụng thực tế, bạn có thể biến tấu các bước lập kế hoạch một cách linh hoạt theo từng trường hợp cụ thể. Chúc bạn thực hiện thành công!
Ban biên tập: Kiến Thức Phần Mềm
