Hướng dẫn các bước xây dựng kế hoạch truyền thông marketing chi tiết & hiệu quả

Xây dựng kế hoạch truyền thông marketing là bước đầu tiên và vô cùng quan trọng trong một chiến dịch truyền thông. Nhờ có bản kế hoạch này mà nó sẽ định hướng được những công việc cần làm sắp tới và quyết định sự thành bại của chiến dịch. Vậy các bước xây dựng kế hoạch truyền thông marketing là gì và cấu trúc mẫu của một bản kế hoạch truyền thông marketing như thế nào? Mời bạn đọc hãy theo dõi hết những thông tin trong bài viết dưới đây để có câu trả lời.

Kế hoạch truyền thông marketing là gì?

Kế hoạch truyền thông marketing chính là một bản phương án chi tiết có nêu rõ các mục tiêu, đối tượng, kênh truyền thông,… rõ ràng cho từng giai đoạn thực hiện. Để xây dựng được một kế hoạch truyền thông marketing thì người thực hiện cần phải nắm rõ mục tiêu triển khai với con số hợp lý và khả thi. Bên cạnh đó, trong bản kế hoạch này cần có các phương án dự phòng những vấn đề phát sinh trong quá trình thực hiện.

Không có một sản phẩm, dịch vụ nào giống nhau hoàn toàn và điều kiện của mỗi doanh nghiệp cũng khác nhau. Chính vì thế, không có một quy chuẩn nhất định nào cho bản kế hoạch mà nó sẽ biến hóa khôn lường. Mỗi giai đoạn truyền thông sẽ có các chiến dịch khác nhau với các phương án và kế hoạch thực hiện khác nhau.

Để lập được kế hoạch truyền thông marketing thì người thực hiện cần nắm được mô hình SMCRFN. Đây là một mô hình kinh điển của dân chuyên ngành marketing và ngành PR. Mô hình này sẽ giúp bạn vạch ra được một kế hoạch thành công và hoàn chỉnh với:

• Chữ S (Source/Sender – Nguồn): Có nghĩa là bản thân cá nhân, tổ chức, thương hiệu cần thực thi.
• Chữ M (Message – Thông điệp): Chính là nội dung thông điệp cần truyền tải đến khách hàng.
• Chữ C (Channel – Kênh): Là kênh phương tiện lựa chọn để truyền tải thông điệp đến khách hàng.
• Chữ R (Receiver – Người nhận): Là đối tượng nhận những thông điệp mà thương hiệu muốn truyền tải.
• Chữ F (Feedback – Phản hồi): Là phản ứng của khách hàng đối với thông điệp mà thương hiệu truyền tải.
• Chữ N (Noise – Nhiễu): Là những sai lệch mà khách hàng nhận được không đúng với thông điệp đã truyền tải.

Mô  hình SMCRFN ngày càng được các doanh nghiệp áp dụng phổ biến. Khi bạn đã hiểu rõ được bản chất mô hình và mục tiêu xây dựng bản kế hoạch thì bạn sẽ có được tự tin và lối đi đừng đắn trong quá trình xây dựng kế hoạch truyền thông marketing.

Hướng dẫn các bước lập kế hoạch truyền thông chi tiết và hiệu quả

Nếu bạn chưa từng thực hiện lập kế hoạch truyền thông thì sau đây sẽ là quy trình cho bạn tham khảo.

Bước 1: Tiến hành thu thập, phân tích thông tin

Để xây dựng được một kế hoạch truyền thông tổng thể thì bạn cần phân tích thị trường. Đây là bước đầu tiên và cơ bản để xác định được doanh nghiệp đang ở đâu? Sắp phải đối mặt với những nguy cơ nào? Từ đó, bạn sẽ xác định được thị trường tiềm năng cũng như đánh giá được đối thủ cạnh tranh của doanh nghiệp. Hãy xác định được các điểm mạnh, điểm yếu, tiềm năng cũng như các thách thức của thương hiệu trên thị trường hiện tại mới có thể xây dựng được bản kế hoạch chính xác.

Mô hình SWOT sẽ cực kỳ hữu ích dành cho người lập kế hoạch. Trong đó Strengths – điểm mạnh và Weaknesses – điểm yếu sẽ cho thấy cái nhìn tổng quan về nội lực của doanh nghiệp. Còn Opportunities – cơ hội  và Threats – thách thức sẽ cho thấy được môi trường bên ngoài như thế nào.

Bước 2: Xác định cụ thể mục tiêu truyền thông với mô hình SMART

Mỗi chiến dịch truyền thông sẽ có một mục tiêu khác nhau. Do đó, bạn cần xác định cụ thể mục tiêu bằng các chỉ số có thể đo lường và theo dõi được. Cần chia nhỏ các giai đoạn với một khoảng thời gian để dễ dàng đánh giá hiệu quả.

Lúc này, mô hình SMART sẽ là phương án phù hợp có thể vận dụng với:

• Specific là tính cụ thể của mục tiêu.
• Measurable: Các chỉ tiêu đưa ra có thể đo lường được.
• Achievable: Có thể đo đạc được.
• Realistic: Có nghĩa là tính thực tế, khả thi để thực hiện mục tiêu.
• Time – focused: Tập trung vào yếu tố thời gian thực hiện để đạt được mục tiêu.

Mô hình này sẽ giúp bạn vạch ra được mục tiêu truyền thông với các con số cụ thể. Phương án theo dõi hiệu quả và cách đo lường phù hợp trong từng giai đoạn triển khai kế hoạch để đáp ứng được nhu cầu khách hàng.

Bước 3: Phác họa chân dung đối tượng khách hàng mục tiêu

Đây chính là chữ R trong mô hình SMCRFN đã nói ở trên. Khách hàng mục tiêu chính là đối tượng cần tiếp cận để truyền tải thông điệp đến. Bạn cần phác họa được chân dung khách hàng mục tiêu. Từ đó mới có thể định hướng cần truyền thông điệp cho ai và hướng tiếp cận phù hợp. Mỗi nhóm khách hàng sẽ có hành vi tiêu dùng khác nhau. Do đó, nếu để chung mục tiêu thì mức độ hiệu quả thấp và khó thực thi.

Phân loại mục tiêu để xác định tệp khách hàng nào lớn và dễ tiếp cận thì sẽ thực hiện truyền thông trước. Thực hiện đo lường để đánh giá phân tích tệp khách hàng đó có thực sự tiềm năng hay không. Sau đó mới phát triển thêm những tệp khách hàng có liên quan khác.

Bước 4: Nội dung truyền thông

Nội dung thông điệp truyền thông luôn quan trọng và cần quan tâm. Làm sao để tạo ra thông điệp hay, mang đến ấn tượng tốt giữa vô vàn nội dung mà họ đang tiếp nhận hàng ngày. Ngoài ra, nó còn phải làm cho khách hàng có đánh giá tốt hơn về sản phẩm, dịch vụ của doanh nghiệp.

Để có được một thông điệp hay, tạo ấn tượng cho khách hàng thì bạn cần trả lời được những câu hỏi sau:

• Nội dung cần truyền tải bao gồm những gì?
• Tại sao cần phải truyền tải những thông điệp đó?
• Thông điệp đó có truyền tải đầy đủ các thông tin về sản phẩm dịch vụ mà bạn mong muốn khách hàng nhận lấy hay không?
• Thông điệp truyền tải có mới mẻ và đột phá hơn so với thực tế trên thị trường?
• Nó có phù hợp với mục tiêu đề ra hay không?

Bước 5: Thiết kế bộ truyền thông

Để có thể thực hiện tốt bước này thì doanh nghiệp cần phải nắm rõ 3 yếu tố quan trọng sau đây:

• Chiến lược truyền thông (Message strategy)
• Chiến lược hình thức sáng tạo (Creative strategy)
• Nguồn truyền tải thông điệp

Bước 6: Lựa chọn kênh truyền thông phù hợp

Mỗi sản phẩm, dịch vụ sẽ có một tệp khách hàng với các hành vi tiêu dùng khác nhau. Từ đó, bạn sẽ xác định được kênh truyền thông nào phù hợp. Hãy chọn kênh truyền thông đang tập trung nhiều khách hàng mục tiêu của doanh nghiệp.

Ngoài ra, để lựa chọn kênh truyền thông còn phải tùy vào ngân sách triển khai và tính hiệu quả của mỗi kênh khi lựa chọn. Nếu chọn sai bước này thì kết quả sẽ không như mong đợi mà tiêu tốn nhiều ngân sách vô ích.

Bước 7: Lên chiến lược truyền thông với ngân sách chi tiết

Tính toán để xác định được thời gian triển khai là vô cùng quan trọng. Bên cạnh đó, việc phân bổ ngân sách vào từng giai đoạn cũng quan trọng. Ngân sách chia càng nhỏ các tốt. Bởi vì mỗi kênh truyền thông sẽ có cách thực hiện khác nhau với ngân sách khác nhau. Cần cân đối sao cho kế hoạch và chi phí bỏ ra phải hợp lý, khả thi và mang lại hiệu quả cao.

Đối với những quy trình truyền thông marketing đa kênh thì cần có ngân sách lớn. Do đó, bạn phải lên kế hoạch phải cực kỳ chi tiết và cụ thể để bản đề xuất chi phí được thông qua và theo dõi dễ dàng hơn.

Bước 8: Đo lường, so sánh và báo cáo việc lập kế hoạch truyền thông

Đây là bước cuối cùng trong việc xây dựng kế hoạch truyền thông marketing. Bạn cần đo lường, so sánh với kế hoạch và đánh giá với mục tiêu đã đề ra ban đầu. Tổng hợp lại những ưu điểm cần phát huy và rút kinh nghiệm để tránh lỗi trong các bản kế hoạch tiếp theo. So sánh kết quả với chỉ tiêu đặt ra để đưa ra mục tiêu chuẩn hơn trong các bản kế hoạch tới.

Cấu trúc một bản kế hoạch truyền thông marketing mẫu

Một bản kế hoạch truyền thông marketing cần phải có hai phần quan trọng bao gồm phân tích và lập kế hoạch. Cụ thể từng phần như sau:

Phân tích trước khi thực hiện lập kế hoạch

Đây là bước vô cùng quan trọng để bạn có được những thông tin cơ bản và cần thiết cho kế hoạch. Người lập kế hoạch cần phân tích những yếu tố bao gồm:

Hoàn cảnh diễn ra sự kiện: Phân tích bối cảnh diễn ra sự kiện sẽ giúp bạn có thể định được và xây dựng kế hoạch truyền thông marketing hiệu quả hơn. Cụ thể, bạn cần phân tích định vị thương hiệu của doanh nghiệp, mục đích triển khai hoạt động sự kiện, các mốc thời gian quan trọng, những người tham gia cũng như đối tác thực hiện.

Phân tích tổng quan về môi trường bên ngoài để có cái nhìn đúng đắn về các yếu tố khách quan ảnh hưởng đến doanh nghiệp. Người lập kế hoạch có thể sử dụng 2 mô hình phổ biến phù hợp là SWOT và PEST. SWOT chính là phân tích các điểm mạnh, điểm yếu, cơ hội và thách thức mà doanh nghiệp đang đối mặt.  Còn PEST là phân tích các yếu tố về  chính trị, kinh tế, xã hội, công nghệ có tác động tới doanh nghiệp.

Các bên liên quan có thể tác động tới kế hoạch truyền thông. Cụ thể bao gồm khách hàng, các nhà đầu tư, đối tác, bên truyền thông,… Đây là những người có thể có ảnh hưởng tiêu cực hoặc tích cực đến doanh nghiệp. Từ đó, bạn có thể xây dựng kế hoạch phòng ngừa và giải quyết các rủi ro phát sinh.

Cấu trúc mẫu của một bản lập kế hoạch truyền thông

Cấu trúc mẫu của một bản kế hoạch truyền thông marketing sẽ bao gồm 8 phần chi tiết:

Phần 1 – Mục tiêu

Xác định mục tiêu rõ ràng sẽ giúp các công việc lập kế hoạch tiếp theo đi đúng hướng. Nếu không có mục tiêu thì các chiến lược truyền thông vạch ra có thể đi sai hướng hoặc không phù hợp. Hay nói cách khác, không có mục tiêu thì kết quả của chiến dịch truyền thông gần như thất bại. Sử dụng phương pháp SMART để xác định mục tiêu một cách cụ thể nhất và dễ đo lường, đánh giá hiệu quả.

Phần 2 – Vẽ chân dung khách hàng mục tiêu

Bạn cần xác định được khách hàng mục tiêu của mình để dễ dàng đưa ra các hoạt động marketing. Bạn có thể phác họa chân dung khách hàng mục tiêu bằng cách trả lời các câu hỏi như: Khách hàng là ai? Độ tuổi bao nhiêu? Cùng các thông tin về giới tính, khu vực sinh sống, hành vi tiêu dùng và những ai có thể làm ảnh hưởng tới quyết định mua của họ.

Ví dụ như: Chẳng hạn như bạn đang muốn bán balo đi học dành cho các bạn trẻ cấp 2, cấp 3 và sinh viên. Thì độ tuổi của khách từ 12-22, họ sinh sống trên toàn quốc. Đây là những người thường sử dụng các mạng xã hội như facebook, tiktok hoặc shopee,… để mua sắm, giải trí,…

Phần 3 – Chiến lược thực thi

Đây chính là cách thức mà bạn sử dụng để thực thi kế hoạch truyền thông sắp tới. Nó sẽ bao gồm các hoạt động, sự kiện cụ thể. Một chiến lược kinh doanh cần đảm bảo được những yếu tố như:

• Chiến lược sẽ sử dụng những công cụ marketing, truyền thông nào?
• Những nền tảng nào được sử dụng để dễ dàng đưa thông tin tiếp cận với khách hàng?
• Thời gian triển khai và quá trình triển khai như thế nào?
• Có đánh giá sơ bộ hiệu quả của chiến lược truyền thông

Phần 4 – Thông điệp truyền tải

Nội dung bạn muốn truyền tải đến khách hàng là gì? Thông điệp truyền thông cần ngắn gọn, súc tích, dễ nhớ và dễ hiểu. Những thông điệp này thường chỉ ngắn gọn từ 1-2 câu. Đây cũng là yếu tố cần được làm nổi bật, xuất hiện thường xuyên trong suốt quá trình thực hiện chiến dịch.

Phần 5 – Chiến thuật triển khai

Phần này, bạn cần đưa ra lịch trình cụ thể để triển khai chiến lược ở trên. Tùy vào từng thời điểm, bối cảnh thực hiện để có được sự điều chỉnh chiến thuật cho phù hợp và có hiệu quả nhất. Bạn cần xác định cụ thể thời gian thực  hiện, các hoạt động cần làm cụ thể, những ai phụ trách các công việc này và có thêm dự phòng phát sinh.

Phần 6 – Dự tính rủi ro

Phần 7 – Dự trù kinh phí

Kinh phí thực hiện sẽ quyết định trực tiếp đến sự thành công của sự kiện. Do đó, bạn cần dự trù kinh phí chi tiết, cân đối chi phí cho các hoạt động đã đặt ra trong kế hoạch. Mỗi hoạt động, sự kiện phải có một bảng dự trù kinh phí riêng. Trong bảng dự trù kinh phí sẽ cần phải có các thông tin như:

• Danh sách các vật phẩm cần thiết cho việc tổ chức sự kiện
• Số lượng
• Đơn giá
• Thành tiền
• Dự trù chi phí phát sinh
• Tổng chi phí cho sự kiện
• Nhân sự phụ trách thực hiện sự kiện.

Phần 8 – Yếu tố đo lường, đánh giá

Đây là phần cuối cùng trong bản kế hoạch truyền thông marketing. Bạn cần đưa ra bảng đo lường, đánh giá hiệu quả của các hoạt động đã thực hiện. Từ đó, bạn có thể xác định chiến dịch này có thành công hay không mà mức độ thành công như thế nào. Các yếu tố cần có trong một bảng đánh giá bao gồm:

• Danh sách các hoạt động đã triển khai thực hiện
• Mục tiêu đã đặt ra
• Mục tiêu đạt được trên thực tế sau khi triển khai
• Tỉ lệ hoàn thành mục tiêu là bao nhiêu %
• Các yếu tố ảnh hưởng đến kết quả

Tham khảo mẫu kế hoạch truyền thông marketing của siêu thị Co-opmart

Lời kết

Trên đây  là những thông tin hướng dẫn chi tiết về cách xây dựng kế hoạch truyền thông marketing hiệu quả cho mọi doanh nghiệp. Chúc bạn thành công trong việc lập bản kế hoạch truyền thông hiệu quả cho doanh nghiệp của mình.

 Ban biên tập: Kiến Thức Phần Mềm